Quando um contabilista, familiar ou trabalhador precisa de tratar de uma tarefa fiscal, entregar a senha do Portal das Finanças parece uma solução rápida. O problema é que essa pessoa passa a entrar como se fosse o titular da conta, sem separação clara entre utilizadores e, muitas vezes, com acesso a mais informação do que a necessária.
A nova Gestão de Autorizações de Acessos cria uma alternativa: o titular escolhe uma pessoa, define as funcionalidades a que ela pode aceder e estabelece a duração da autorização. A pessoa autorizada utiliza as próprias credenciais, não a senha do titular.
1. O que mudou no Portal das Finanças?
A AT passou a disponibilizar uma área onde um utilizador registado pode autorizar outro utilizador registado a consultar informação ou realizar operações específicas em seu nome.
O serviço está disponível depois da autenticação no Portal das Finanças. Pode ser encontrado através da pesquisa por “Gestão de autorizações” ou pelo caminho Serviços → Autorizar acessos a terceiros → Gestão de autorizações de acessos.
A partir dessa área, o titular pode:
- criar uma autorização para uma pessoa singular;
- escolher uma ou várias funcionalidades;
- definir uma data final;
- consultar autorizações concedidas e revogadas;
- alterar ou revogar permissões;
- consultar autorizações que outras pessoas ou entidades lhe atribuíram.
2. Senha, autorização e 2FA não são a mesma coisa
| Conceito | Para que serve | Quem utiliza |
|---|---|---|
| Senha do Portal | Identifica e autentica o titular da conta | Deve ser usada apenas pelo próprio titular |
| Segundo fator de autenticação (2FA) | Acrescenta uma confirmação ao início de sessão | O utilizador associado ao número confirmado |
| Autorização de acesso | Define em nome de quem e em que funcionalidades outra pessoa pode atuar | Uma pessoa autorizada, com credenciais próprias |
O 2FA responde à pergunta “quem está a entrar?”. A autorização responde a duas perguntas diferentes: “em nome de quem pode atuar?” e “o que pode fazer?”. São camadas complementares.
Mesmo depois de criar uma autorização, não deve enviar ao autorizado a sua senha, códigos recebidos por SMS ou outros elementos de autenticação.
3. Quem pode autorizar e quem pode ser autorizado?
| Papel | Quem pode assumir | Exemplo |
|---|---|---|
| Autorizante | Qualquer utilizador registado, pessoa singular ou coletiva | Um particular, trabalhador independente ou sociedade |
| Autorizado | Apenas uma pessoa singular registada no Portal | Contabilista, familiar, trabalhador ou advogado |
Esta assimetria é importante para empresas e gabinetes de contabilidade. Uma sociedade pode conceder acessos, mas o autorizado tem de ser uma pessoa singular identificada pelo respetivo NIF. Não se autoriza uma “equipa” abstrata nem um gabinete pelo NIF coletivo.
4. Como escolher o nível de acesso
O Portal permite selecionar uma funcionalidade específica, várias funcionalidades por tema ou subtema, ou todas as funcionalidades. O guia oficial mostra uma lista extensa e pesquisável, com áreas como e-Fatura, IES, IMI e IMT. Estes são exemplos; a lista disponível pode evoluir.
A regra mais segura é começar pelo menor acesso necessário. Se a pessoa só precisa de executar uma tarefa, não deve receber acesso total por rotina.
| Necessidade | Configuração prudente | Risco a evitar |
|---|---|---|
| Obter uma certidão ou tratar de um pedido pontual | Funcionalidade específica e prazo curto | Manter autorização global depois da tarefa |
| Apoio contabilístico continuado | Funcionalidades correspondentes aos serviços contratados | Dar acesso a áreas sem relação com o trabalho |
| Faturação por trabalhador administrativo | Área necessária à faturação e emissão de documentos | Misturar permissões administrativas com declarações fiscais |
| Várias pessoas com funções diferentes | Um NIF por pessoa e permissões separadas | Usar uma única credencial partilhada pela equipa |
5. Como criar uma autorização
- Entre no Portal das Finanças com as suas credenciais.
- Na pesquisa, escreva “Gestão de autorizações” e escolha “Gestão de autorizações de acessos”, ou use o caminho pelos Serviços.
- Selecione “Autorizar outros contribuintes”.
- Introduza o NIF da pessoa que pretende autorizar.
- Selecione pelo menos uma funcionalidade. Pode navegar por tema/subtema ou pesquisar pelo nome da obrigação.
- Defina a data de fim, se pretender. A data indicada não pode ultrapassar cinco anos.
- Se não indicar uma data, o Portal assume automaticamente uma duração de um ano e um dia.
- Escolha “Continuar”, reveja o NIF, o prazo e as funcionalidades e selecione “Confirmar”.
A autorização só fica efetiva depois da confirmação. O Portal apresenta então uma mensagem de criação com sucesso.
6. Exemplos para particulares, empresas e gabinetes
Particular apoiado por um familiar
Se o objetivo for apenas obter uma certidão ou realizar uma tarefa concreta, pode limitar a autorização a essa funcionalidade e usar uma data final próxima.
Trabalhador independente apoiado pelo contabilista
O acesso deve corresponder ao trabalho acordado. Em vez de entregar a senha, o trabalhador independente autoriza a pessoa singular responsável e mantém a possibilidade de rever ou revogar as permissões.
Empresa com trabalhador administrativo e contabilista
A empresa pode separar funções: um trabalhador com as permissões operacionais necessárias e o contabilista com as funcionalidades fiscais adequadas. Cada pessoa entra com as próprias credenciais, o que evita uma senha comum entre vários utilizadores.
Mudança de trabalhador ou de gabinete
A saída de uma pessoa, a mudança de funções ou o fim da prestação de serviços deve desencadear uma revisão imediata das autorizações. Não espere apenas pela data de caducidade.
7. Como o autorizado atua em nome do titular
A pessoa autorizada inicia sessão com o próprio NIF e a própria senha. Ao entrar na funcionalidade pretendida, escolhe, no canto superior direito, o NIF do autorizante.
Enquanto atua em nome de outra pessoa ou entidade, o Portal apresenta a identificação do autorizante junto dos dados do utilizador. A qualquer momento, o autorizado pode voltar a escolher o próprio NIF e agir em nome próprio.
Se tentar abrir uma funcionalidade que não foi concedida, o Portal apresenta uma mensagem de erro.
8. Consultar, alterar e revogar autorizações
O Portal utiliza duas designações parecidas:
- Consultar autorizações concedidas: acessos que atribuiu a outras pessoas;
- Consultar autorizações atribuídas: acessos que outras pessoas ou entidades atribuíram a si.
Na área das autorizações concedidas, o titular pode ver as que estão em vigor e as que foram revogadas, alterar as funcionalidades ou a data final e revogar autorizações.
| Momento | Ação recomendada |
|---|---|
| Fim de uma tarefa pontual | Revogar ou confirmar se a autorização terminou |
| Mudança de funções | Reduzir ou ajustar as funcionalidades |
| Saída de trabalhador ou prestador | Revogar sem esperar pela data final |
| Revisão periódica | Confirmar NIF, âmbito, finalidade e prazo |
| Suspeita de acesso indevido | Revogar, proteger as credenciais e contactar a AT quando necessário |
9. O que fica registado?
Segundo a FAQ oficial, os acessos e as operações realizadas ficam registados. Esta rastreabilidade é uma diferença relevante face à utilização de uma senha partilhada.
Contudo, a documentação pública consultada não descreve um relatório detalhado que o titular possa consultar ou exportar, nem indica o período de retenção desses registos. Por isso, não deve confundir “a AT regista” com “o titular dispõe de um painel completo de auditoria”.
10. Relação com o segundo fator de autenticação
A AT enquadra as autorizações no contexto da implementação gradual do segundo fator de autenticação. O objetivo é reforçar a segurança da conta sem impedir que o contribuinte seja apoiado por terceiros.
Também não se deve concluir que as empresas já podem ativar o 2FA: a FAQ consultada diz expressamente que, nessa fase, as pessoas coletivas ainda não o podem fazer.
Depois da adesão, a desativação não funciona como um simples interruptor. A AT indica que é necessário cancelar a senha de acesso e efetuar novo registo. Antes de aderir, confirme o número de telefone e assegure que o consegue manter atualizado.
11. O que a autorização técnica não resolve por si só
A autorização define o que uma pessoa consegue fazer tecnicamente dentro do Portal. Não substitui automaticamente uma procuração, um mandato profissional ou outros requisitos jurídicos que possam ser exigidos para determinados atos.
Também não transfere, por si só, a responsabilidade pelas declarações ou obrigações fiscais. O titular deve definir com o profissional o âmbito do serviço, as validações necessárias e quem confirma cada operação.
Em atos com efeitos relevantes, confirme se, além da permissão técnica, é necessário outro instrumento jurídico ou profissional.
12. Checklist de segurança
- Não partilhe a senha nem códigos de 2FA.
- Autorize uma pessoa singular identificada pelo NIF correto.
- Selecione apenas as funcionalidades necessárias.
- Defina uma data final adequada à tarefa ou relação profissional.
- Evite “todas as funcionalidades” como configuração automática.
- Documente internamente quem aprovou o acesso, a finalidade e o prazo.
- Revise periodicamente as autorizações concedidas.
- Revogue acessos quando mudam funções, trabalhadores ou prestadores.
- Se houver suspeita de incidente, proteja também as credenciais do titular e contacte a AT quando necessário.
13. Perguntas frequentes
Tenho de partilhar a senha para o contabilista usar o Portal?
Não. A pessoa autorizada entra com as próprias credenciais e escolhe o NIF em nome do qual pretende atuar.
Uma empresa de contabilidade pode ser autorizada?
A AT permite que pessoas singulares e coletivas concedam autorizações, mas apenas pessoas singulares podem ser autorizadas. Num gabinete, deve ser indicada a pessoa concreta através do respetivo NIF.
Quanto tempo dura uma autorização?
Pode definir uma data final até ao máximo de cinco anos. Sem data, a duração automática é de um ano e um dia.
Posso dar acesso a várias pessoas?
Sim. A mesma funcionalidade pode ser atribuída a várias pessoas e pode distribuir funcionalidades diferentes por pessoas diferentes.
Posso alterar ou revogar o acesso?
Sim. Pode alterar as funcionalidades e a data final, ou revogar a autorização a qualquer momento.
O 2FA já é obrigatório?
Não nesta fase. A disponibilização é gradual e a AT não indica, nas fontes consultadas, uma data de obrigatoriedade geral.
Consigo consultar todas as operações feitas pelo autorizado?
A AT confirma que os acessos e as operações realizadas ficam registados. A documentação pública consultada não explica se existe um relatório detalhado disponível ao titular.
14. Fontes oficiais
- AT — Gestão de autorizações de acessos
- Portal das Finanças — Gestão de autorizações
- AT — Questões frequentes, perguntas 5987 a 5998
- AT — Guia de utilização do serviço
- AT — Segundo Fator de Autenticação
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