Quando um contabilista, familiar ou trabalhador precisa de tratar de uma tarefa fiscal, entregar a senha do Portal das Finanças parece uma solução rápida. O problema é que essa pessoa passa a entrar como se fosse o titular da conta, sem separação clara entre utilizadores e, muitas vezes, com acesso a mais informação do que a necessária.
A nova Gestão de Autorizações de Acessos cria uma alternativa: o titular escolhe uma pessoa, define as funcionalidades a que ela pode aceder e estabelece a duração da autorização. A pessoa autorizada utiliza as próprias credenciais, não a senha do titular.
1. O que mudou no Portal das Finanças?
A AT passou a disponibilizar uma área onde um utilizador registado pode autorizar outro utilizador registado a consultar informação ou realizar operações específicas em seu nome.
O serviço está disponível depois da autenticação no Portal das Finanças. Pode ser encontrado através da pesquisa por “Gestão de autorizações” ou pelo caminho Serviços → Autorizar acessos a terceiros → Gestão de autorizações de acessos.
A partir dessa área, o titular pode:
- criar uma autorização para uma pessoa singular;
- escolher uma ou várias funcionalidades;
- definir uma data final;
- consultar autorizações concedidas e revogadas;
- alterar ou revogar permissões;
- consultar autorizações que outras pessoas ou entidades lhe atribuíram.
2. Senha, autorização e 2FA não são a mesma coisa
| Conceito | Para que serve | Quem utiliza |
|---|---|---|
| Senha do Portal | Identifica e autentica o titular da conta | Deve ser usada apenas pelo próprio titular |
| Segundo fator de autenticação (2FA) | Acrescenta uma confirmação ao início de sessão | O utilizador associado ao número confirmado |
| Autorização de acesso | Define em nome de quem e em que funcionalidades outra pessoa pode atuar | Uma pessoa autorizada, com credenciais próprias |
O 2FA responde à pergunta “quem está a entrar?”. A autorização responde a duas perguntas diferentes: “em nome de quem pode atuar?” e “o que pode fazer?”. São camadas complementares.
Mesmo depois de criar uma autorização, não deve enviar ao autorizado a sua senha, códigos recebidos por SMS ou outros elementos de autenticação.
3. Quem pode autorizar e quem pode ser autorizado?
| Papel | Quem pode assumir | Exemplo |
|---|---|---|
| Autorizante | Qualquer utilizador registado, pessoa singular ou coletiva | Um particular, trabalhador independente ou sociedade |
| Autorizado | Apenas uma pessoa singular registada no Portal | Contabilista, familiar, trabalhador ou advogado |
Esta assimetria é importante para empresas e gabinetes de contabilidade. Uma sociedade pode conceder acessos, mas o autorizado tem de ser uma pessoa singular identificada pelo respetivo NIF. Não se autoriza uma “equipa” abstrata nem um gabinete pelo NIF coletivo.
4. Como escolher o nível de acesso
O Portal permite selecionar uma funcionalidade específica, várias funcionalidades por tema ou subtema, ou todas as funcionalidades. O guia oficial mostra uma lista extensa e pesquisável, com áreas como e-Fatura, IES, IMI e IMT. Estes são exemplos; a lista disponível pode evoluir.
A regra mais segura é começar pelo menor acesso necessário. Se a pessoa só precisa de executar uma tarefa, não deve receber acesso total por rotina.
| Necessidade | Configuração prudente | Risco a evitar |
|---|---|---|
| Obter uma certidão ou tratar de um pedido pontual | Funcionalidade específica e prazo curto | Manter autorização global depois da tarefa |
| Apoio contabilístico continuado | Funcionalidades correspondentes aos serviços contratados | Dar acesso a áreas sem relação com o trabalho |
| Faturação por trabalhador administrativo | Área necessária à faturação e emissão de documentos | Misturar permissões administrativas com declarações fiscais |
| Várias pessoas com funções diferentes | Um NIF por pessoa e permissões separadas | Usar uma única credencial partilhada pela equipa |
5. Como criar uma autorização
- Entre no Portal das Finanças com as suas credenciais.
- Na pesquisa, escreva “Gestão de autorizações” e escolha “Gestão de autorizações de acessos”, ou use o caminho pelos Serviços.
- Selecione “Autorizar outros contribuintes”.
- Introduza o NIF da pessoa que pretende autorizar.
- Selecione pelo menos uma funcionalidade. Pode navegar por tema/subtema ou pesquisar pelo nome da obrigação.
- Defina a data de fim, se pretender. A data indicada não pode ultrapassar cinco anos.
- Se não indicar uma data, o Portal assume automaticamente uma duração de um ano e um dia.
- Escolha “Continuar”, reveja o NIF, o prazo e as funcionalidades e selecione “Confirmar”.
A autorização só fica efetiva depois da confirmação. O Portal apresenta então uma mensagem de criação com sucesso.
6. Exemplos para particulares, empresas e gabinetes
Particular apoiado por um familiar
Se o objetivo for apenas obter uma certidão ou realizar uma tarefa concreta, pode limitar a autorização a essa funcionalidade e usar uma data final próxima.
Trabalhador independente apoiado pelo contabilista
O acesso deve corresponder ao trabalho acordado. Em vez de entregar a senha, o trabalhador independente autoriza a pessoa singular responsável e mantém a possibilidade de rever ou revogar as permissões.
Empresa com trabalhador administrativo e contabilista
A empresa pode separar funções: um trabalhador com as permissões operacionais necessárias e o contabilista com as funcionalidades fiscais adequadas. Cada pessoa entra com as próprias credenciais, o que evita uma senha comum entre vários utilizadores.
Mudança de trabalhador ou de gabinete
A saída de uma pessoa, a mudança de funções ou o fim da prestação de serviços deve desencadear uma revisão imediata das autorizações. Não espere apenas pela data de caducidade.
7. Como o autorizado atua em nome do titular
A pessoa autorizada inicia sessão com o próprio NIF e a própria senha. Ao entrar na funcionalidade pretendida, escolhe, no canto superior direito, o NIF do autorizante.
Enquanto atua em nome de outra pessoa ou entidade, o Portal apresenta a identificação do autorizante junto dos dados do utilizador. A qualquer momento, o autorizado pode voltar a escolher o próprio NIF e agir em nome próprio.
Se tentar abrir uma funcionalidade que não foi concedida, o Portal apresenta uma mensagem de erro.
8. Consultar, alterar e revogar autorizações
O Portal utiliza duas designações parecidas:
- Consultar autorizações concedidas: acessos que atribuiu a outras pessoas;
- Consultar autorizações atribuídas: acessos que outras pessoas ou entidades atribuíram a si.
Na área das autorizações concedidas, o titular pode ver as que estão em vigor e as que foram revogadas, alterar as funcionalidades ou a data final e revogar autorizações.
| Momento | Ação recomendada |
|---|---|
| Fim de uma tarefa pontual | Revogar ou confirmar se a autorização terminou |
| Mudança de funções | Reduzir ou ajustar as funcionalidades |
| Saída de trabalhador ou prestador | Revogar sem esperar pela data final |
| Revisão periódica | Confirmar NIF, âmbito, finalidade e prazo |
| Suspeita de acesso indevido | Revogar, proteger as credenciais e contactar a AT quando necessário |
9. O que fica registado?
Segundo a FAQ oficial, os acessos e as operações realizadas ficam registados. Esta rastreabilidade é uma diferença relevante face à utilização de uma senha partilhada.
Contudo, a documentação pública consultada não descreve um relatório detalhado que o titular possa consultar ou exportar, nem indica o período de retenção desses registos. Por isso, não deve confundir “a AT regista” com “o titular dispõe de um painel completo de auditoria”.
10. Relação com o segundo fator de autenticação
A AT enquadra as autorizações no contexto da implementação gradual do segundo fator de autenticação. O objetivo é reforçar a segurança da conta sem impedir que o contribuinte seja apoiado por terceiros.
Também não se deve concluir que as empresas já podem ativar o 2FA: a FAQ consultada diz expressamente que, nessa fase, as pessoas coletivas ainda não o podem fazer.
Depois da adesão, a desativação não funciona como um simples interruptor. A AT indica que é necessário cancelar a senha de acesso e efetuar novo registo. Antes de aderir, confirme o número de telefone e assegure que o consegue manter atualizado.
11. O que a autorização técnica não resolve por si só
A autorização define o que uma pessoa consegue fazer tecnicamente dentro do Portal. Não substitui automaticamente uma procuração, um mandato profissional, a representação fiscal ou outros requisitos que possam ser exigidos para determinados atos.
Também não transfere, por si só, a responsabilidade pelas declarações ou obrigações fiscais. O titular deve definir com o profissional o âmbito do serviço, as validações necessárias e quem confirma cada operação.
Em atos com efeitos relevantes, confirme se, além da permissão técnica, é necessário outro instrumento jurídico ou profissional.
12. Checklist de segurança
- Não partilhe a senha nem códigos de 2FA.
- Autorize uma pessoa singular identificada pelo NIF correto.
- Selecione apenas as funcionalidades necessárias.
- Defina uma data final adequada à tarefa ou relação profissional.
- Evite “todas as funcionalidades” como configuração automática.
- Documente internamente quem aprovou o acesso, a finalidade e o prazo.
- Revise periodicamente as autorizações concedidas.
- Revogue acessos quando mudam funções, trabalhadores ou prestadores.
- Se houver suspeita de incidente, proteja também as credenciais do titular e contacte a AT quando necessário.
13. Perguntas frequentes
Tenho de partilhar a senha para o contabilista usar o Portal?
Não. A pessoa autorizada entra com as próprias credenciais e escolhe o NIF em nome do qual pretende atuar.
Uma empresa de contabilidade pode ser autorizada?
A AT permite que pessoas singulares e coletivas concedam autorizações, mas apenas pessoas singulares podem ser autorizadas. Num gabinete, deve ser indicada a pessoa concreta através do respetivo NIF.
Quanto tempo dura uma autorização?
Pode definir uma data final até ao máximo de cinco anos. Sem data, a duração automática é de um ano e um dia.
Posso dar acesso a várias pessoas?
Sim. A mesma funcionalidade pode ser atribuída a várias pessoas e pode distribuir funcionalidades diferentes por pessoas diferentes.
Posso alterar ou revogar o acesso?
Sim. Pode alterar as funcionalidades e a data final, ou revogar a autorização a qualquer momento.
O 2FA já é obrigatório?
Não nesta fase. A disponibilização é gradual e a AT não indica, nas fontes consultadas, uma data de obrigatoriedade geral.
Consigo consultar todas as operações feitas pelo autorizado?
A AT confirma que os acessos e as operações realizadas ficam registados. A documentação pública consultada não explica se existe um relatório detalhado disponível ao titular.
14. Fontes oficiais
- AT — Gestão de autorizações de acessos
- Portal das Finanças — Gestão de autorizações
- AT — Questões frequentes, perguntas 5987 a 5998
- AT — Guia de utilização do serviço
- AT — Segundo Fator de Autenticação
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