A diferença entre contabilidade digital e tradicional já não está no software que o contabilista usa. Hoje praticamente todos os gabinetes trabalham com programas de contabilidade, comunicam as faturas à AT e entregam as declarações pelo Portal das Finanças. O que muda é a forma como a empresa e o contabilista trocam documentos e informação, e com que frequência.
Por isso, a pergunta útil não é qual dos modelos é melhor, mas qual se ajusta à forma como a empresa trabalha.
O que se entende por contabilidade digital
Na contabilidade digital, os documentos chegam ao contabilista por meios eletrónicos: faturas em PDF ou através do programa de faturação, extratos bancários exportados do homebanking, despesas fotografadas ou enviadas por email. As reuniões, quando são precisas, fazem-se por videochamada, e as dúvidas resolvem-se por email ou telefone.
No modelo tradicional, a empresa entrega pastas com papel no gabinete, normalmente uma vez por mês ou por trimestre, e o contacto é sobretudo presencial.
Em ambos os casos, as obrigações legais são as mesmas. A empresa tem de ter um contabilista certificado responsável pela contabilidade organizada, e as faturas e restantes documentos têm de ser conservados pelo prazo legal, que em regra é de 10 anos. O modelo digital não reduz essas obrigações. Facilita, isso sim, que os documentos estejam organizados e acessíveis quando a AT os pede.
Onde os dois modelos se distinguem na prática
Rapidez da informação. Quando os documentos chegam ao longo do mês, o contabilista consegue fechar o período mais cedo e avisar com antecedência de um IVA a pagar mais alto ou de uma despesa sem fatura válida. Com entregas trimestrais em papel, esses avisos chegam muitas vezes perto do prazo.
Relação com o contabilista. O contacto presencial continua a ser importante para alguns empresários, sobretudo em empresas familiares com muitos anos de atividade. A contabilidade digital não elimina essa relação, mas exige que a comunicação seja feita de outra forma e que o contabilista responda dentro de prazos combinados.
Organização interna. O modelo digital só funciona bem se alguém na empresa enviar os documentos com regularidade. Uma empresa que guarda as faturas numa gaveta até ao fim do trimestre não ganha muito por passar a digitalizá-las nessa altura.
Honorários. O preço depende sobretudo do volume de documentos, do número de trabalhadores, do regime de IVA e dos serviços incluídos, não do canal de comunicação. Ao comparar propostas, é preciso confirmar que o âmbito é o mesmo; veja quanto custa a contabilidade de uma pequena empresa.
Para que empresas faz mais sentido
O modelo digital adapta-se bem a empresas que já trabalham com faturação eletrónica e homebanking, a negócios com muitas faturas por mês, como o comércio online, e a equipas que não estão todas no mesmo local. Também é a opção natural para quem não está perto do gabinete do contabilista ou vive fora de Portugal.
O modelo tradicional continua a fazer sentido quando o empresário prefere tratar dos assuntos pessoalmente ou quando a empresa ainda trabalha sobretudo em papel e não tem quem faça a digitalização.
Como mudar para a contabilidade digital
- Confirmar que o programa de faturação permite exportar as faturas e o ficheiro SAF-T, e combinar com o contabilista a forma de as receber.
- Combinar o envio dos extratos bancários e das faturas de despesas, de preferência todos os meses.
- Dar ao contabilista os acessos necessários no Portal das Finanças sem partilhar a senha; explicamos como em autorizar acessos no Portal das Finanças.
- Digitalizar os documentos dos anos anteriores que ainda possam ser pedidos, como contratos, declarações entregues e balancetes.
- Se a mudança implicar trocar de contabilista, seguir os passos de como mudar de contabilista para que não fiquem declarações por entregar na transição.
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