A faturação eletrónica deixou de ser uma opção para muitas empresas portuguesas — é uma obrigação legal. Com a digitalização crescente da economia e as exigências da Autoridade Tributária (AT), garantir que a sua empresa cumpre as normas de faturação eletrónica é fundamental para evitar multas, manter o compliance fiscal e beneficiar das vantagens que este sistema oferece.
Neste guia completo e atualizado para 2025/2026, explicamos tudo: o que diz a lei, quem está obrigado, como escolher e implementar um software certificado, e quais as consequências de não cumprir.
1. O Que é a Faturação Eletrónica e Qual a Legislação?
A faturação eletrónica é o processo pelo qual as faturas são emitidas, transmitidas e recebidas em formato eletrónico estruturado — por oposição ao papel ou aos PDFs não estruturados. Em Portugal, o quadro legal assenta em vários diplomas essenciais:
| Diploma Legal | O que regula |
|---|---|
| Decreto-Lei n.º 28/2019 de 15 de fevereiro | Estabelece as regras de processamento e arquivo de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes |
| Lei n.º 119/2019 de 18 de setembro | Obriga à faturação eletrónica nas relações com a Administração Pública (B2G) |
| Diretiva 2014/55/UE (transposta para PT) | Norma europeia para faturação eletrónica em contratos públicos |
| Decreto-Lei n.º 178/2012 | Introduziu a obrigatoriedade de comunicação de faturas à AT (e-Fatura) |
| Portaria n.º 302/2016 | Regula os requisitos dos programas de faturação certificados pela AT |
Em termos práticos, a faturação eletrónica em Portugal implica:
- Emissão de faturas através de software certificado pela AT
- Comunicação automática das faturas à AT (via SAF-T(PT) ou webservice)
- Atribuição de um código ATCUD único a cada documento
- Arquivo eletrónico seguro por um período mínimo de 10 anos
2. Quem Está Obrigado à Faturação Eletrónica?
Faturação B2G (Business to Government) — Obrigatório
A faturação eletrónica é obrigatória para todas as empresas e profissionais que transacionam com entidades do setor público (Estado, municípios, institutos públicos, etc.):
- Grandes empresas: obrigação desde 2021
- PME, microempresas e profissionais liberais: obrigação desde 2023
O formato obrigatório para faturação eletrónica B2G é o EN 16931 (norma europeia), habitualmente transmitido via plataforma ESPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública).
Faturação B2B e B2C — Software Certificado Obrigatório
Para transações entre empresas (B2B) e com consumidores finais (B2C), a lei exige que a faturação seja processada através de software certificado pela AT desde que o volume de negócios anual supere determinados limiares. Na prática, todas as empresas com contabilidade organizada estão obrigadas ao uso de software certificado.
| Tipo de Entidade | Obrigação | Observações |
|---|---|---|
| Empresas com contabilidade organizada | Software certificado AT obrigatório | Inclui Lda, SA, SNC, etc. |
| Trabalhadores independentes (Cat. B) | Software certificado ou portal e-Fatura | Podem usar o portal da AT gratuitamente |
| Entidades sem fins lucrativos | Software certificado AT | Se emitirem faturas com IVA |
| Particulares | Não obrigados | Exceto se tiverem atividade comercial |
| Fornecedores da AP (B2G) | Faturação eletrónica EN 16931 | Obrigatório independentemente da dimensão |
3. Softwares Certificados pela AT
A AT certifica os programas de faturação que cumprem os requisitos técnicos e legais exigidos. A certificação pela AT garante que o software:
- Gera o ficheiro SAF-T(PT) no formato correto para comunicação à AT
- Atribui automaticamente o código ATCUD a cada documento
- Assegura a integridade e não-adulteração dos documentos emitidos
- Numera os documentos de forma sequencial e ininterrupta
- Cumpre os requisitos de arquivo eletrónico seguro
Como verificar se um software está certificado?
Pode consultar a lista atualizada de softwares certificados diretamente no Portal das Finanças em: portaldasfinancas.gov.pt → Apoio ao Contribuinte → Software Certificado. A lista é pública e atualizada regularmente pela AT.
Alguns dos softwares de faturação mais utilizados em Portugal e que dispõem de certificação AT incluem:
| Software | Perfil Típico | Modelo |
|---|---|---|
| InvoiceXpress | PME, freelancers, e-commerce | SaaS (subscrição mensal) |
| Moloni | PME, comércio, serviços | SaaS (subscrição mensal) |
| PHC Software | Médias e grandes empresas | On-premise / Cloud |
| Primavera Software | Médias e grandes empresas | On-premise / Cloud |
| Sage | PME, contabilidade integrada | Cloud |
| Jasmin (SAGE) | Micro e pequenas empresas | SaaS |
| e-Fatura AT | Trabalhadores independentes | Gratuito, online |
4. Como Implementar a Faturação Eletrónica: Passos Práticos
A transição para a faturação eletrónica pode parecer complexa, mas seguindo estes passos de forma ordenada o processo torna-se simples:
-
Avaliar as necessidades da sua empresa
Analise o volume de faturação mensal, o tipo de clientes (B2B, B2C, B2G), as integrações necessárias com a contabilidade e o orçamento disponível. Esta análise determina qual o software mais adequado. -
Escolher o software certificado
Selecione um software da lista de certificados AT que se adeque à dimensão e necessidades da sua empresa. Para transações B2G, confirme que suporta o formato EN 16931 e integração com a plataforma ESPAP. -
Configurar o SAF-T(PT)
O SAF-T(PT) é o ficheiro XML normalizado que contém todos os dados de faturação e que é comunicado periodicamente à AT. Configure o software para gerar e transmitir este ficheiro automaticamente. -
Registar as séries de faturação no Portal das Finanças
Antes de emitir o primeiro documento, tem de registar as séries de faturação na AT e obter o código de validação necessário para gerar os ATCUD. Este registo é feito no Portal das Finanças → Comunicação de séries. -
Comunicar as faturas à AT mensalmente
As faturas têm de ser comunicadas à AT até ao dia 5 do mês seguinte à sua emissão (regra geral). Confirme que o software faz esta comunicação automaticamente ou importe o SAF-T(PT) manualmente no portal e-Fatura. -
Configurar o arquivo eletrónico
A lei exige que os documentos fiscalmente relevantes sejam arquivados por um mínimo de 10 anos. Configure backups automáticos seguros no seu software ou num serviço cloud certificado. -
Formar a equipa e testar
Forme os colaboradores responsáveis pela faturação e realize um período de testes antes do arranque definitivo, garantindo que todos os documentos são emitidos corretamente e comunicados à AT.
5. Vantagens da Faturação Eletrónica
A faturação eletrónica não é apenas uma obrigação legal — traz vantagens concretas para as empresas que a adotam plenamente:
Eficiência operacional
Automatiza a emissão e envio de faturas, poupando horas de trabalho administrativo mensalmente.
Compliance automático
O software assegura que todas as obrigações legais (ATCUD, SAF-T, comunicação AT) são cumpridas sem intervenção manual.
Controlo financeiro
Dashboard em tempo real com faturas emitidas, pendentes e cobradas — melhor visibilidade sobre o cash flow.
Sustentabilidade
Eliminação do papel reduz custos de impressão, armazenamento e contribui para a pegada ambiental da empresa.
Integração contabilística
Integração direta com o software de contabilidade elimina a relançamento manual de dados e reduz erros.
Deduções mais fáceis
As faturas comunicadas à AT ficam disponíveis no e-Fatura, simplificando a validação de deduções no IRS e IRC.
6. Multas e Sanções por Incumprimento
O incumprimento das obrigações de faturação eletrónica pode resultar em coimas significativas. O regime contraordenacional tributário prevê as seguintes sanções:
| Infração | Coima Mínima | Coima Máxima |
|---|---|---|
| Uso de software não certificado | €500 | €10.000 |
| Falta de comunicação de faturas à AT | €200 | €10.000 |
| Não emissão de fatura quando obrigatória | €200 | €10.000 (pessoa singular) / €40.000 (pessoa coletiva) |
| Faturação B2G sem formato eletrónico obrigatório | €500 | €22.500 |
| Falta de arquivo eletrónico dos documentos | €500 | €5.000 |
| Adulteração ou destruição de documentos fiscais | €3.000 | €165.000 |
Para mais informações sobre a gestão da contabilidade da sua empresa, consulte o nosso artigo Recibos Verdes: Guia Completo para 2025/2026.
7. Perguntas Frequentes sobre Faturação Eletrónica
Um PDF de fatura enviado por email é considerado faturação eletrónica?
Não necessariamente. Um PDF enviado por email é apenas uma representação visual de uma fatura — não é faturação eletrónica no sentido legal. Para cumprir os requisitos da AT, a fatura tem de ser gerada em software certificado, conter o ATCUD e ser comunicada à AT via SAF-T(PT) ou webservice. O PDF pode ser enviado ao cliente, mas o processo legal passa pelo software certificado.
Sou uma pequena empresa com poucos clientes. Tenho mesmo de usar software certificado?
Se tiver contabilidade organizada, sim — a obrigação é independente do volume de faturação. Se for trabalhador independente em regime simplificado, pode usar gratuitamente o portal e-Fatura da AT, que já é uma solução certificada. Consulte um contabilista para perceber qual a solução mais adequada à sua situação.
Qual a diferença entre SAF-T mensal e o ficheiro SAF-T anual?
O SAF-T mensal contém apenas os dados de faturação do mês e é comunicado à AT até ao dia 5 do mês seguinte. O SAF-T anual (ou de contabilidade) contém toda a informação contabilística do ano e pode ser solicitado pela AT em caso de inspeção fiscal. São dois ficheiros distintos com propósitos diferentes.
Posso mudar de software de faturação a meio do ano?
Sim, é possível mudar de software a qualquer momento do ano. No entanto, é necessário exportar o histórico do software anterior (SAF-T), registar novas séries de faturação na AT e garantir a continuidade da numeração sequencial dos documentos. Recomenda-se fazer a transição no início de um período contabilístico (mês ou trimestre) para simplificar o processo.
A faturação eletrónica B2G exige algum registo especial?
Para faturar eletronicamente para entidades públicas (B2G), a sua empresa deve estar registada na plataforma ESPAP (espap.gov.pt) e o software deve suportar o envio de faturas no formato EN 16931 (UBL 2.1 ou CII). Algumas entidades públicas têm plataformas próprias — confirme sempre os requisitos do cliente público antes de emitir a primeira fatura eletrónica.
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Os nossos contabilistas e especialistas fiscais ajudam a sua empresa a implementar a faturação eletrónica corretamente e em total conformidade com a AT.
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